09 Septembre 2020

9 conseils pour du télétravail efficace et heureux

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Le télétravail fait partie de la réalité d’un nombre grandissant de personnes. Que ce soit de façon temporaire ou permanente, quelques jours par semaine ou à temps plein, travailler à la maison comporte des avantages, mais aussi sa part de défis à relever.

Chez Promutuel Assurance, on pense que le bonheur au travail est primordial. C’est pourquoi on vous a préparé une liste personnalisable de conseils pour du télétravail efficace et heureux. Aussi, pour vous inspirer, on vous décrit un peu comment se déroule le télétravail pour nos employés et nos bonnes pratiques en la matière. Vous vous demandez quel est l’impact du travail à domicile sur le contrat d’assurance habitation? On aborde également cette question. Poursuivez votre lecture pour réussir le télétravail sur tous les plans!

9 CONSEILS POUR DU TÉLÉTRAVAIL EFFICACE ET HEUREUX

1. On aménage un espace de travail confortable et sécuritaire

Le premier conseil pour du télétravail efficace, c’est d’être bien installé. Cela est vrai au bureau comme à la maison! C’est la base. Sans le confort, il est difficile de se concentrer, d’être productif, etc. À cet égard, il y a une partie objective et une partie subjective.

L’ergonomie est un principe applicable à tous. Son objectif est d’assurer un maximum de confort, de sécurité (éviter les blessures, les douleurs et les tensions musculaires) et, ultimement, d’efficacité. Il ne s’agit pas seulement d’avoir une chaise confortable, mais aussi de la posture, de la distance de l’écran, de la hauteur des coudes et autres aspects importants. Informez-vous à ce sujet et demandez à votre employeur s’il offre des services pour vous accompagner dans vos efforts.

Pour la partie subjective, elle dépend de vos goûts, de votre personnalité et des possibilités qu’offre votre domicile. Une pièce vous permet d’avoir de la lumière et une belle vue sur l’extérieur? Vous avez envie de vous aménager un espace tranquille et Feng Shui? Vous êtes facilement distrait et préférez le sous-sol? Vous avez compris : utilisez votre créativité et tenez compte de vos besoins dans l’aménagement de votre espace de télétravail.

Enfin, votre environnement doit être sécuritaire. Ainsi, vous devez vous assurer de protéger la confidentialité des renseignements qui sont portés à votre connaissance dans le cadre de votre travail, et ce, peu importe que vous soyez à la maison ou au bureau. Par exemple, vos conversations téléphoniques d’affaires confidentielles ne doivent pas être entendues par des membres de votre famille ou des visiteurs.

2. On trace une frontière entre le travail et la vie personnelle

Qui dit espace de travail dit travail! Pour réussir le télétravail, vous devez créer une séparation entre la sphère privée et professionnelle. Cette frontière est à la fois physique et psychologique. Idéalement, pour être productif, votre espace de travail devrait être réservé à vos activités professionnelles. C’est votre bureau. Vous vous y installez le matin et vous le quittez à la fin de votre journée de travail (vous prenez bien sûr des pauses, mais on y reviendra plus loin!). À vous de trouver, selon votre réalité (enfants à la maison, partenaire ou colocataire en télétravail aussi, etc.), les manières de délimiter ces deux facettes de votre vie à la maison.

3. On établit sa routine et son horaire

Le troisième conseil de télétravail a un lien logique avec le précédent. S’organiser en télétravail comporte des règles à suivre pour être efficace. Quand vous travaillez à la maison, il est possible de garder la même routine matinale. Par contre, comme vous avez probablement plus de temps (ne pas avoir à se rendre au bureau est un gain de temps non négligeable!), pourquoi ne pas choisir de créer une routine personnelle adaptée au travail à distance? De plus, si vous bénéficiez d’un horaire flexible, faites votre horaire en fonction des moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Type matinal ou fin de journée? Réussir le télétravail, c’est de profiter de l’occasion pour trouver la méthode optimale pour vous.

4. On organise sa journée de travail

À votre agenda! S’organiser en télétravail, ça veut aussi dire planifier efficacement votre journée de travail. Dressez une liste, en ordre de priorité, des projets à accomplir et des objectifs à atteindre pour la journée, la semaine, etc. Il s’agit de la fameuse « to do list ». Celle-ci comprend aussi le temps consacré aux réunions par vidéo ou téléphone. Bref, l’organisation est toujours importante, mais elle devient cruciale quand on travaille à la maison. Elle vient avec une bonne discipline, qui est justement le conseil de télétravail suivant…

5. On fait preuve de discipline

La notion de télétravail efficace est indissociable de la notion de discipline. Celle-ci peut prendre diverses formes, notamment en fonction de votre tempérament. Chose certaine, travailler en pyjama n’est pas une recette gagnante… Certains vont carrément s’habiller comme s’ils se rendaient au bureau, alors que d’autres optent pour « le mou » en étant parfaitement capables de se mettre en mode travail. L’idée est de garder une attitude professionnelle. D’ailleurs, n’oubliez pas qu’en conférence vidéo, on vous voit! Bien sûr, pour rester concentré, ne vous levez pas pour aller faire un bout de ménage et autres activités personnelles. Ne vous laissez pas distraire. Ça revient au principe de frontière évoqué précédemment.

6. On maintient de bonnes habitudes de vie

Au bureau ou en télétravail, il ne faut jamais oublier les saines habitudes de vie. Ne les abandonnez surtout pas quand vous travaillez à la maison! On aurait pu aborder cet aspect dans le conseil de télétravail précédent, car cela exige de la discipline, mais il s’agit vraiment d’une philosophie de vie qui mérite d’être considérée séparément. C’est ainsi que vous arrivez à maintenir un équilibre. On parle ici d’une foule de choses : bien s’alimenter, prendre des pauses pour s’étirer, prendre l’air, regarder au loin pour la santé oculaire, etc.

Pourquoi ne pas travailler debout par moments? On le sait, la vie sédentaire a des effets négatifs sur la santé. Si vous avez, au bureau ou à la maison, un poste adapté pour varier vos positions, c’est l’idéal. Toutefois, il existe des trucs simples, par exemple faire vos appels debout ou être debout durant vos réunions. Chez Promutuel Assurance, quand nos employés sont au bureau, ils peuvent réserver un espace de travail debout. Ils ont ainsi à leur disposition des postes qui permettent de réaliser quelques heures de leur journée sans être assis.

7. On garde le contact avec ses collègues

Le télétravail peut susciter un sentiment d’isolement. C’est pourquoi il est essentiel de garder le contact régulièrement avec vos collègues et votre supérieur immédiat. Les nouvelles technologies sont très utiles à cet effet. Elles permettent diverses interactions qui maintiennent le sentiment d’appartenance et les liens entre les membres d’une équipe. Le travail comprend une dimension humaine qui ne doit pas être négligée.

8. On reste positif, on persévère!

La clé pour réussir le télétravail, c’est de se sentir vraiment au travail, bien et heureux de l’être. Prenez le temps de faire le test. Vous sentez-vous concentré, confortable et productif? Selon vos réponses, apportez des ajustements. Surtout, restez positif. Voyez les bons côtés du télétravail et posez les actions pour éliminer ou réduire les côtés plus difficiles ou irritants. En faisant preuve de persévérance, vous allez trouver votre recette pour du télétravail efficace et heureux!

9. On s’accorde de la bienveillance

Dans la vie comme au travail, on est parfois trop dur envers soi-même. Ayez de la patience et de la bienveillance à votre égard. Être exigeant envers soi ou vouloir atteindre ses objectifs avec détermination est une bonne chose, mais il faut se donner la chance de s’adapter au changement et avoir confiance en notre capacité d’y arriver.

LE TÉLÉTRAVAIL CHEZ PROMUTUEL ASSURANCE

Comment se déroule le télétravail chez Promutuel Assurance? Que nos employés soient au bureau ou en télétravail, on a à cœur la conciliation travail-vie personnelle, laquelle est la clé pour le bonheur au travail. Lorsque c’est possible, les employés bénéficient, entre autres, d’un horaire flexible. S’organiser en télétravail est plus facile dans un contexte de souplesse.

On offre aussi des conseils et services en ergonomie à notre bureau de Québec. De plus, nos bonnes pratiques visent à la fois la santé physique et psychologique. En voici quelques exemples :

  • Formation en ligne sur l’ergonomie
  • Soutien aux gestionnaires afin de s’adapter à la réalité de la gestion à distance et développement d’outils à cet effet
  • Dîner d’accueil virtuel
  • Rencontre d’équipe virtuelle hebdomadaire
  • Cadeau par la poste aux employés
  • Capsule sur le stress et le travail à distance

Quand ils travaillent à distance, les employés ont accès à un intranet comprenant une foule de renseignements :

  • Un fil d’actualité qui comprend notamment de l’information à jour sur ce qui se passe dans l’organisation, des stratégies ou conseils divers (comment être efficace en télétravail, comment décrocher du travail, comment rester actif et en santé, etc.) ainsi que des concours pour favoriser les échanges à distance et la bonne humeur. Les employés peuvent réagir aux nouvelles et y inscrire des commentaires.
  • Les anniversaires de naissance et de service de leurs collègues.
  • Des sondages sur divers sujets (activités préférées, style de vacances, etc.) avec des résultats en pourcentage.
  • Etc.

Bien sûr, les équipes demeurent en contact à distance en s’organisant des dîners ou des 5 à 7 virtuels. L’imagination de tous est toujours bienvenue et mise à profit!

LE TÉLÉTRAVAIL ET LE CONTRAT D’ASSURANCE

Saviez-vous que le télétravail est une activité qui doit être déclarée à votre représentant en assurance? Oui, le travail à domicile peut avoir un impact sur le contrat d’assurance. Selon le contexte, cette activité peut être couverte par votre assurance habitation. Par contre, dans d’autres cas, une assurance entreprise pour travailleur autonome à domicile peut être nécessaire pour couvrir, entre autres, votre responsabilité civile ou professionnelle. Communiquez avec votre représentant pour obtenir des conseils sur votre situation.

Suivez ces conseils, en les personnalisant selon votre réalité et votre personnalité, pour réaliser du télétravail efficace et heureux! N’hésitez pas à vous inspirer des bonnes pratiques de Promutuel Assurance pour réussir le télétravail. Enfin, nos agents en assurance sont là pour vous proposer les meilleures protections pour vous!